Bạn là dân văn phòng? Bạn làm việc thường xuyên trên Excel? Các hàm cơ bản trong Excel sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn trên Excel. Thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Đọc ngay bài viết chia sẻ các hàm thường dùng trong excel dưới đây!
Mục Lục Bài Viết
I. Hàm đếm – Hàm cơ bản trong Excel
1. Hàm đếm COUNT
Mở đầu cho danh sách các hàm cơ bản trong Excel, chúng ta sẽ điểm qua hàm Count.
Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ? Bạn muốn biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số hoặc không chứa chữ cái?
Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT.
Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).
- Xem chi tiết: Hàm đếm ký tự trong Excel được dùng nhiều nhất
2. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
Hoặc nếu bạn muốn đếm số ô với một điều kiện nhất định? Hàm đếm COUNTIF sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng!
Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.
3. Hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau.
4. Hàm đếm ô trống COUNTBLANK
Bạn sử dụng hàm này khi cần đếm các ô trống. Cú pháp =COUNTBLANK (phạm vi bảng tính cần đếm).
II. Hàm tính tổng – Hàm cơ bản trong Excel
1. Hàm tính tổng SUM
Đây có thể nói là hàm cơ bản trong Excel đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến.
Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau; sau đó hiển thị kết quả trong ô B3.
Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ “=SUM” vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.
Tiếp theo, hãy nhấn phím Ctrl cùng với thao tác nhấn chuột chọn vào ô A2 và B2 rồi cuối cùng là nhấn phím Enter. Kết quả tổng của hai con số trong hai ô A2 và B2 mà bạn vừa chọn sẽ xuất hiện tức thì trong ô B3.
Bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng của hai hay nhiều ô; chỉ với thao tác chọn thêm những ô cần thiết vào trong nội dung của hàm.
2. Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện
Đây có thể nói là hàm cơ bản trong Excel mà ai cũng sử dụng. Để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).
Để tính tổng các ô dựa trên một tiêu chí (ví dụ, green), hãy sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số (đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng).
Xem thêm: Top thủ thuật máy tính hay nhất
3. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green). Hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).
4. Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT
Để tính tổng sản phẩm của các số tương ứng (kiểu tính tổng tiền của các sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm); trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT mạnh mẽ của Excel.
Ví dụ dưới đây dùng hàm SUMPRODUCT; để tính tổng số tiền đã tiêu.
Cụ thể ở trên, hàm SUMPRODUCT đã thực hiện phép tính: (2 * 1000) + (4 * 250) + (4 * 100) + (2 * 50) = 3500.
Phạm vi tính tổng phải có cùng kích thước; nếu không Excel sẽ hiển thị lỗi #VALUE!
Nếu giá trị trong ô không phải dạng số thì SUMPRODUCT; sẽ mặc định giá trị của chúng là 0.
III. Hàm tính giá trị trung bình – Hàm cơ bản trong Excel
Bạn muốn tính giá trị trung bình giữa các con số? Hàm AVERAGE sẽ tính nhanh chóng và chính xác cho bạn. Đây là hàm cơ bản trong Excel và được sử dụng nhiều nhất khi bạn phải xử lý một đống số liệu.
1. Hàm Average
Hàm =AVERAGE làm đúng chức năng như tên gọi của nó là đưa ra con số có giá trị trung bình trong những số được chọn.
Ví dụ bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A10 đến ô J10; chỉ cần gõ =AVERAGE(A10:J10) rồi nhấn Enter.
Kết quả đưa ra trong ô K10 là con số có giá trị trung bình giữa các ô từ A10 đến J10. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng con trỏ chuột kéo thả và đánh dấu chọn vùng dữ liệu hoặc có thể đồng thời nhấn phím Ctrl rồi nhấn chuột vào từng ô riêng rẽ trong trường hợp nếu các ô không nằm kế cận nhau.
2. Hàm Averageif và Averafeifs
Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.
IV. Hàm tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất – Hàm cơ bản trong Excel
Bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu? Hàm =MIN có thể làm việc đó.
Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13); Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.
Ngược với hàm =MIN vừa đề cập; hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm.
Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN; gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.
- Tham khảo: Top những thủ thuật Excel hay nhất hiện nay
V. Hàm Logic – Hàm cơ bản trong Excel
1. Hàm IF
Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không; nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng; nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Đây là hàm cơ bản trong Excel được sử dụng nhiều nhất.
Công thức =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”). Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF lồng nhau.
Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ kiểm tra xem ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 không; nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1; nếu không thỏa mãn sẽ trả về giá trị Incorrect. Tại ô C1, bạn nhập vào hàm =IF(A1>10,”Correct”,”Incorrect”)
.
Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.
2. Hàm AND
Hàm AND sẽ trả về giá trị đúng; nếu tất cả các điều kiện được thỏa mãn và trả về giá trị sai nếu có bất kỳ điều kiện nào sai. Công thức =IF(AND(điều kiện),”giá trị đúng”,”giá trị sai)
Vẫn ví dụ trên; giờ ta kết hợp kiểm tra 2 điều kiện là A1 lớn hơn 10 và B1 lớn hơn 5; nếu cả 2 thỏa mãn sẽ trả về Correct; ngược lại trả về Incorrect. Tại ô D1 bạn nhập =IF(AND(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”)
Hàm AND trả về giá trị sai vì ô B1 nhỏ hơn 5, do đó hàm IF trả về giá trị sai tương ứng ở đây là Incorrect.
3. Hàm OR
Ngược lại với AND; OR trả về giá trị đúng nếu có bất kỳ điều kiện nào được thỏa mãn; và trả về giá trị sai nếu tất cả các điều kiện đều không được đáp ứng.
Thử lại điều kiện trên với hàm OR. Tại ô E1 bạn nhập =IF(OR(A1>10,B1>5),”Correct”,”Incorrect”)
Hàm OR trả về giá trị đúng vì ô A1 lớn hơn 10; vì thế kết quả là hàm IF trả về giá trị Correct.
Ghi chú chung: Hàm AND và OR có thể kiểm tra đến 255 điều kiện.
4. Hàm IF lồng nhau
Như đã nói bên trên; khi bạn có nhiều hơn một điều kiện cần kiểm tra thì đó là lúc dùng đến hàm IF lồng nhau. Đây là một trong những hàm cơ bản trong excel có độ khó nhất định. Giá trị sai sẽ được thay thế bằng một hàm IF khác để thực hiện thêm một lần kiểm tra. (Nếu dùng Excel 2016, bạn chỉ cần sử dụng IFS là được).
Hãy xem các ví dụ dưới đây:
Bạn nhập vào công thức =IF(A1=1,”Bad”,IF(A1=2,”Good”,IF(A1=3,”Excellent”,”No Valid Score”))) để kiểm tra giá trị của ô A1; nếu bằng 1 trả về Bad; nếu bằng 2 trả về Good; nếu bằng 3 trả về Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả về No Valid Score.
Bạn nhập vào công thức =IF(A1<=10,350,IF(A1<=20,700,IF(A1<=30,1400,2000))) để kiểm tra giá trị ô A1; nếu nhỏ hơn hoặc bằng 10 thì trả về giá trị 350; 10 < A1 <= 20 thì trả về 700, 20 < A1 <= 30 thì trả về 1400; nếu lớn hơn 30 thì trả về 2000.
VI. Hàm chỉ thời gian – Hàm cơ bản trong Excel
1. Hàm YEAR, MONTH, DAY
Đây là hạm thuộc top các hàm thường dùng trong excel.
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng “/” hoặc “-“.
Để điền thời gian, sử dụng “:” (dấu hai chấm).
Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.
Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR.
Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE.
Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).
2. Hàm DATE
Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE.
Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9).
3. Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống
Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính.
4. Hàm HOUR, MINUTE, SECOND
Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy).
5. Hàm TIME
Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy.
Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).
6. Hàm DATEIF
Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm DATEIF.
Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,”d”).
Đối số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, “d” là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng “y”, lấy số tháng thay bằng “m”.
Thay đối số thứ 3 bằng “yd” để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của khoảng thời gian đó, “md” sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, “ym” sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch.
Lưu ý quan trọng: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1). Xem ví dụ dưới đây:
Khi đó bạn nên dùng công thức như trong hình để trả về kết quả đúng:
7. Hàm WEEKDAY
Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày trong tuần của ngày tháng năm. Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai. Công thức =WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm). Đây là một trong những hàm cơ bản trong excel rất hữu ích.
8. Hàm TEXT
Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,”dddd”).
9. Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc
Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể. Tương tự hàm =DAYS, hãy sử dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3).
Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới) NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ).
Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm việc:
VII. Hàm tra cứu – Hàm cơ bản trong Excel
1. Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP tìm kiếm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Đây là hàm cơ bản trong Excel bạn phải biết để việc tra xuất dữ liệu được nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Cú pháp =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về), có thể thêm đối số thứ 4 như ví dụ dưới.
Hàm VLOOKUP tìm ID (104) trong cột ngoài cùng bên trái của dải $E$4:$G$7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 (đối số thứ 3 được chỉ định là 3).
Đối số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại kết quả chính xác hoặc lỗi #N/A nếu không tìm thấy.
Bạn chỉ cần thực hiện trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLOOKUP xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng $ trước các ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối.
Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm VLOOKUP bạn có thể tham khảo bài viết: Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel mà Quantrimang.com đã giới thiệu trước đây.
2. Hàm MATCH
Hàm MATCH trả về vị trí của giá trị trong một dải nhất định.
Yellow được tìm thấy ở vị trí thứ 3 trong dải E4:E7. Đối số thứ 3 là tùy chọn, bạn có thể đặt đối số này là 0 để trả về vị trí của giá trị trong ô hoặc trả về #N/A nếu không tìm thấy.
3. Hàm INDEX
Hàm INDEX cũng là một trong các hàm thường dùng trong excel để tra cứu dữ liệu. Ví dụ dưới đây trả về một giá trị cụ thể trong một phạm vi hai chiều.
92 được tìm thấy tại giao điểm của hàng 3 và cột 2 trong dải E4:F7.
Hàm INDEX dưới đây trả về giá trị đặc biệt trong phạm vi một chiều.
Giá trị 97 được tìm thấy ở vị trí thứ 3 của dải E4:E7.
Trên đây là một vài hàm cơ bản trong Excel mà CrackNhanh tổng hợp để các bạn có thể tham khảo và áp dụng. Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn. Chúc các bạn thành công.
Tổng hợp từ: https://cracknhanh.com/
